A gestão de Contas a Pagar é a ferramenta de controle de custos que impede o desperdício de recursos e garante a saúde financeira da frota.
1. Classificação de Despesas
Para uma gestão profissional, as contas a pagar devem ser classificadas em:
- Custo Direto (Fixo/Variável): Aqueles ligados diretamente à viagem (Diesel, Pedágio, Diária, Arla 32).
- Custo Indireto (Administrativo): Gastos de escritório, salários da equipe logística e taxas bancárias.
2. Cadastro de Nova Despesa
Ao registrar uma conta a pagar, os seguintes campos são fundamentais:
- Fornecedor: Postos de combustível, oficinas, seguradoras ou órgãos públicos.
- Categoria Financeira: Seleção obrigatória para que o sistema gere o gráfico de custos por tipo.
- Data de Competência: Refere-se ao mês em que o custo foi gerado (Ex: Manutenção feita em Março, com boleto para pagar em Abril).
3. Fluxo de Pagamento e Baixa
O fluxo recomendado no AtlasTMS segue a ordem:
- Lançamento: Inclusão da duplicata ou fatura assim que o serviço é realizado ou a mercadoria comprada.
- Agendamento: Projeção de fluxo de caixa para as próximas semanas com base nos vencimentos.
- Efetivação (Baixa): Registro do pagamento no sistema. É necessário informar o banco de onde saiu o recurso.
4. Integração com Relatórios
Todas as contas a pagar alimentam automaticamente o Relatório de Lucratividade, subtraindo os valores das receitas de CT-e.
5. Boas Práticas Técnicas
Nunca substitua um pagamento por outro. Se pagou uma manutenção com dinheiro e outra com cartão, registre dois lançamentos separados para permitir a conciliação bancária futura.